Возможна ли отмена трудовых книжек в россии

В России полным ходом идет масштабная реформа: трудовые книжки, которые всегда были бумажными, теперь переводят в электронный формат. Однако процесс перехода столкнулся с серьезным препятствием: из-за пандемии сроки приходится переносить, люди старшего поколения не хотят перемен, а бизнес опасается оцифровки. Отмена трудовых книжек в России, произойдет ли отмена документа, понятие трудовой книжки, роль документа, положительные и отрицательные моменты книжек в электронном формате 

Электронная или бумажная?

Хотя теряет актуальность трудовая книжка в бумажном виде, отменят ли ее, пока неизвестно. Поднятие этого вопроса вызвало бурю эмоций, но скорее всего, его в ближайшее время начнут воплощать идею в жизнь. Об этом можно говорить, основываясь на заявлениях властей. Что касается экспертов, принимающих участие в обсуждении вопроса, то они дают зеленый свет, поскольку от этого могут выиграть:

• работники}
• работодатели}
• государство.

Постоянно ведутся работы по усовершенствованию трудового законодательства. Все изменения, которые вносятся в профильный кодекс и прочие нормативные документы, служат для того, чтобы облегчить жизнь трудоспособному населению. Рыночная экономика вынуждает работодателей сокращать издержки любыми путями, поэтому защита работников становится первоочередной задачей государства.

Кроме всего прочего, упразднение трудовых книжек позволит сократить процент мошенничества. Сегодня бланк трудовой можно приобрести в любом переходе, тогда как печать несуществующего предприятия также остается вполне решаемым вопросом. Использование же специального реестра позволит существенно повысить защиту достоверности вносимых данных, которые смогут изменять исключительно работодатели.

Электронная альтернатива

Когда отменят трудовые книжки в России, на их место придет электронная документация. Каким сделают ее формат, пока точно неизвестно. Скорее всего, это будет цифровая база данных, схожая с той, что сегодня формируется работодателями – для отчетов перед Пенсионном фондом. Но в ней появятся дополнительные графы, где станут фиксировать стаж работника.

Пока система тестируется, отлаживается ее работа, граждан хотят снабдить специальными пластиковыми карточками, которые они начнут предъявлять при трудоустройстве. На них, помимо паспортных данных, номера ИНН и страхового свидетельства, планируется вводить сведения о трудовой деятельности владельца карты.

Учет трудовых книжек

Комментируемым приказом отменено требование о ведении приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек. Также не придется заполнять книгу учета движения трудовых книжек по форме, утвержденной постановлением Минтруда от № 69.

Но работодатель должен вести:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом книги (журналы) по учету работодатель будет разрабатывать самостоятельно. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, печатью организации (при наличии). А вот скреплять их сургучной печатью или опломбировать, как это предусмотрено сейчас для приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек, не нужно.

Электронные трудовые книжки в 2022 году: плюсы, минусы, процедура перехода

Цифровизация все больше захватывает такой привычный «бумажный» мир. С 1 января 2022 года страна переходит на цифровой формат ведения трудовых книжек. До конца года каждый работающий должен выбрать систему ведения учета о своей трудовой деятельности – в электронном формате или в привычном бумажном виде. И если для молодежи выбор очевиден, то для взрослого поколения это дополнительные сложности и недопонимание. Чтобы развеять все страхи, расскажем, чего ждать от новой системы, как она будет работать, какие в ней есть возможности, и как произойдет замена бумажных трудовых на электронные.

Электронная трудовая книжка – это не то же самое, что бумажная версия. По сути, это электронная информационная система, которую будет поддерживать Пенсионный фонд, и в которую будут вноситься данные о трудовой деятельности работников. В новой базе данных будет указаны такие сведения:

• период и место трудовой занятости;
• должность и квалификация;
• дата приема или перевода на новую должность;
• дата увольнения и причина;
• основания прекращения трудового договора (статья ТК РФ).

Пенсионный фонд будет получать данные от работодателей (которых заставили направлять специальный отчет при любом движении кадров), а работник сможет в любой момент получить выписку из это базы данных.

С переходом на новую систему каждому работающему предложат выбирать из двух вариантов: перейти полностью на цифровой вариант, или сохранить бумажную версию (параллельно с электронной). Для отдела кадров двойной учет будет более сложным, так как нужно дублировать информацию на двух носителях. Но если человек привык к бумажным документам, его право не может быть нарушено.

При этом электронная трудовая будет создана для каждого работающего в обязательном порядке. Это поможет упростить как систему учета всех официально трудоустроенных людей, так и оперативно передавать и хранить информацию о стаже в ПФ РФ.

Все работодатели обязуются уведомить каждого своего подчиненного о необходимости сделать выбор до 30 июня 2022 года. Для этого каждому сотруднику под подпись выдается документ, в котором будет описана необходимость принятия решения. После изучения работник также в письменном виде подает заявление, в котором просит следующее:

• вести учет только в электронном варианте и вернуть бумажную трудовую для домашнего хранения;
• продолжить ведение бумажной трудовой параллельно с ведением электронной версии.

С 1 января 2022 года для всех работников, впервые выходящих на официальное место работы, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки, ведение бумажных трудовых для них не предусмотрено.

Особое внимание стоит обратить на следующее: если работник сразу выберет электронную трудовую, вернуться к бумажной версии будет невозможно. Но если изначально было принято решение о сохранении бумажной, тогда в перспективе можно от нее отказаться и перейти только на электронный вариант.

Преимущества варианта с электронными трудовыми

На первый взгляд, разницы между двумя вариантами нет: новый вариант требует все того же заполнения данных о кадровых приказах, датах приема и увольнения, причинах. Но все же, если ознакомиться со всеми возможностями для работников, то новый формат становится действительно привлекательным.

Ведение электронной трудовой книжки предполагает:

1. Возможность самостоятельно контролировать ведение записей в трудовой книжке. По старым правилам после принятия на работу, работник передавал трудовую книжку в отдел кадров, где она хранилась до его увольнения. Следовательно, изучить имеющиеся в ней записи можно только по заявлению (по которому выдают копию трудовой).
2. Снижаются риски допустить ошибку в данных о трудовой деятельности работника.
3. Если позволяет график основной работы, работник может официально устроиться на вторую работу, без серьезных бюрократических формальностей.
4. Снижаются риски утери и порчи бумажного варианта трудовой книжки, а также полностью защищаются персональные данные.
5. Заказать выписку можно будет в личном кабинете Пенсионного фонда или при личном визите в МФЦ. Если ранее нужно было получить выписку из трудовой, приходилось писать заявление в отдел кадров, а заверенную копию могли выдать и через 3 дня. Теперь этот запрос обработают в течение нескольких часов.
6. Будет проще оперативно обрабатывать данные о стаже и накопленных пенсионных коэффициентах для будущих пенсионеров. Теперь эти данные будут постоянно анализироваться, а сумма будущей пенсии пересчитается в автоматическом режиме.
7. Работники в электронном варианте могут передавать куда нужно информацию о своей трудовой деятельности, чтобы получать некоторые государственные услуги.

Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых

Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.

Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации.

Вся база занятости, которая велась до 2022 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2022 года.

Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.

Как перейти на электронную трудовую книжку?

В соответствии с новым законодательством, переход на электронные трудовые книжки осуществляется непосредственно работодателем по письменному заявлению работников. При этом отдел кадров заводит электронное дело на каждого сотрудника и передает информацию в базу ПФР – вне зависимости от того, какой вариант выбран.

Отчетность передается в Пенсионный фонд через собственное ПО предприятия или через бесплатную систему отчетности ПФР. Новая форма отчетности является обязательной для всех предприятий, в том числе и для ИП с наемными сотрудниками.

В обязательном порядке нужно передавать информацию по каждому сотруднику, в том числе и по тем, что работают удаленно.

Для работодателей установлены сроки подачи формы СЗВ-ТД:

• до 15 числа месяца, следующего за отчетным – если в отчетном месяце были кадровые изменения, или кто-то из работников подал заявление на электронную трудовую книжку;
• не позднее следующего дня – при приеме на работу и увольнении с работы.

В период до конца 2022 года работодателю нужно:

• технически подготовить работу с электронной системой учета занятости сотрудников;
• уведомить сотрудников и получить решение о дальнейшем ведении учета труда;
• сформировать базу электронных трудовых книжек сотрудников всего предприятия;
• продолжить учета по обеим формам в случае желания сотрудника оставить бумажную трудовую книжку.

Стоит обратить внимание, что с 2022 года при приеме на работу сотрудников, которые сохранили бумажные трудовые книжки, от них потребуют выписку из электронной трудовой книжки и ее бумажный вариант – причем без исключений.

Как получить данные из электронной трудовой книжки:

Изначально идея перехода на электронные трудовые книжки была в том, что получить выписку из нее можно просто и быстро. Для этого есть 4 способа:

• у работодателя – данные будут представлены по заявлению в течение 3 рабочих дней;
• в Пенсионном фонде – подав заявление в личном кабинете или непосредственно в отделении ПФР;
• через МФЦ – подав заявление в бумажном виде;
• на портале «Госуслуги» – подав соответствующее электронное заявление.

Таким образом, это нововведение оказалось не очень сложным, и при этом достаточно удобным. Работники с помощью электронной системы смогут самостоятельно контролировать свою занятость, это также упростит работу государственных структур и непосредственно предприятий-работодателей.

Как работникам узнать о своем стаже

Отмена трудовых книжек в 2022 году в виде бумажных бланков вызывает закономерный вопрос у работников: как они могут узнать информацию о своей трудовой деятельности, продолжительности стажа и т.п. Законопроект № 748684-7 предусматривает получение работником этих данных из следующих источников:

• от своего текущего или последнего работодателя в виде заверенной справки в бумажной форме или электронного документа, подписанного ЭЦП; сведения выдаются в день увольнения или по запросу в течение 3-х дней после поступления в отдел кадров соответствующего заявления;
• через МФЦ – на бумаге, соответствующим образом заверенные;
• в ПФР — в электронном или бумажном формате на выбор;
• через сайт Госуслуг в электронной форме.

Проводимая реформа по отмене трудовых книжек позиционирует ряд преимуществ как для компаний, так и для их работников:

• Электронную трудовую книжку нельзя подделать или потерять: в случае утраты или порчи не нужно обходить всех бывших работодателей для восстановления записей.
• Сотрудникам будет удобно обращаться за госуслугами и назначением пенсий, пособий: не нужно каждый раз предъявлять бумажную копию трудовой книжки для подтверждения стажа.
• У ПФР будет единая электронная база для назначения пенсий, что упростит данную процедуру.
• При приеме на работу отдел кадров будет оперативно получать все данные о трудовом стаже сотрудников.
• Работодатели сократят затраты на покупку и хранение бланков трудовых книжек.

Между тем у проводимой реформы эксперты отмечают и недостатки. К ним относится вопрос о сохранности персональных данных в системе ПФР. На данный момент сбоев и утечки информации не наблюдалось, но риск попадания конфиденциальных данных в руки мошенников всегда существует.

Не исключена также вероятность, что данные могут исчезнуть и по вине государства. Примеров недоподсчета стажа у ПФР немало, а при отсутствии достаточного стажа происходит отказ в назначении страховой пенсии, при этом до назначения социальной пенсии в связи с проводимой пенсионной реформой будут доживать не так уж много граждан. Напомним, что пенсионный возраст для социальной пенсии по старости определен в 70 лет для мужчин и 65 для женщин. Страховую пенсию будут получать женщины с 60 лет, а мужчины с 65.