Нотариальное заверение копий документов

Как правильно заверять документы. Подробно о том сколько стоит заверить копию документа у нотариуса. Зачем выполняется данная работа. Какие копии можно заверить в нотариальной конторе.

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Какие копии можно заверить в нотариальной конторе?

Для организации:

• устав предприятия;
• учредительные документы;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом ведомстве;
• договора, приказы

Часто данным образом оформленные копии требуются при получении организацией лицензий, разрешений, денежных средств, подаче бумаг на проведение тендеров, конкурсов, предъявлении бумаг в судебные инстанции, предоставлении их контрагентам, открытии счетов.

Но копия во многих случаях не может полностью заменить оригинал. При оформлении сделок, касающихся любых видов имущества, нужны только первичные документы.

Граждане чаще всего заверяют копии:

• паспорта;
• свидетельств о рождении, смерти, заключении брака;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• страницы трудовой книжки;
• договоров дарения, купли – продажи;
• диплома, выписок об успеваемости.

Нотариусу запрещено заверить следующие бумаги:

• копии  с грифом секретно;
• медицинские справки в которых указан диагноз человека, психические или иные заболевания;
• договоров, на которых подписи сторон не заверены нотариально;
• неправильно оформленных дипломов и выписок об образовании;
• страниц, на которых текст написан карандашом;
• если в документе зачеркнутые слова, текст подчищен, дописан, выполненные его исправления;
• невозможно определить подлинность подписей, печатей;
• нарушена целостность;
• нечетко видны слова, печати, подписи;
• подпись выполнена копированием, факсимильным штампом.

Заверение печатью в Бюро переводов iTrex

Любой перевод, выполненный или проверенный нашими специалистами, мы можем заверить собственной печатью.
На нашем сайте вы можете рассчитать цену нотариального перевода с заверением — с помощью калькулятора. Калькулятор дает предварительную оценку, которая может отличаться от конечной стоимости перевода.

Нормативное регулирование

Список документов, подлежащих данной процедуре, есть в законодательных актах страны. Часто нотариально заверенные копии имеют юридическую силу, такую же как оригинал. Срок их действия законом не ограничен.

Бумага с подписью, печатью любого должностного лица не может заменить копию, заверенную нотариусом.

Такой документ имеет большое значение при защите прав, интересов граждан, юридических лиц. Их используют для подачи в различные учреждения, налоговую инспекцию, суды. Правильно оформленная и заверенная копия при рассмотрении дела в суде обязательно учтется. Иначе решение данного органа можно отменить или оспорить.

Новый текст полностью копирует внешний вид оригинала. Только после проверки, в конце, специалист его удостоверяет, ставит печать и подпись. Количество копий не ограничивается.

Заверяет предприниматель

Руководитель может подтверждать копии разнообразных отчетов, справок, исходящих писем, приказов и других внутренних документов. Во всех остальных случаях копии заверяют лишь при условии, что настоящая бумага будет храниться на предприятии, например, это может быть трудовая книжка. Такое подтверждение копий позволяет в ситуации, когда данные при копировании искажены, возлагать на заверяющего, а не на нотариуса ответственность, в том числе материальную.

Например, при неточном введении цифр в номере счета в банке, деньги могут быть переведены налоговиками на другого получателя. Если же нужно будет их возвращать плательщику, то это потянет за собой существенные материальные затраты. При наличии подтверждения неправильного дублирования отвечать за ошибку будет тот, кто подал некорректные реквизиты, а не налоговик.

Случается, что ошибка закралась на этапе подачи данных по счетам самим банком. Тогда выход из ситуации будет искать финансовое учреждение, а не владелец документов, подававший копию. То есть человек уполномочен заверять корректность копирования данных документа, а не его самого. В таком случае он и отвечает за них. И требования налоговой инспекции при сдаче отчетности в таких ситуациях вполне законны.

Подписывать достоверность дубликата может каждый сотрудник, на которого приказом должна быть возложена такая обязанность, что подтверждается через выданную ему доверенность. Что касается печати, то она подходит не только от руководителя, но и от отдела кадров. Индивидуальный предприниматель не обязан изготовлять печать, а следовательно, и подтверждать с ее помощью что-либо.

По его данным человек вправе сам заверять копию, которая снята с документа, выданного конкретно в его организации. Также под эту категорию подходят дубликаты документов, которые выданы другими учреждениями, но хранятся в этом.

Если копии документов заверяет предприниматель или руководитель предприятия, на них должны быть такие данные:

• «копия правильна»
• должность заверяющего дубликат
• если должность не указана, то это начальник
• подпись человека, подтверждающего дубликат
• фамилия с инициалами как уточнение подписи
• печать начальника или отдела кадров
• информация о местонахождении оригинала документа
• дата подтверждения копии или ее выдачи

Например, оформление подтверждающей части копии может выглядеть следующим образом:

Копия верна

Оригинал находится в ООО «Отрадное»

Исполнительный директор ООО «Отрадное» Подпись. Степанов Е. М.

06 мая 2022 г. Печать

Как и при нотариальном подтверждении, бумаги, дубликаты которых подтверждает начальник, не должны иметь подчисток, нечетко напечатанного текста, исправлений без оговорки «исправленному верить» с соответствующим подтверждением. Такой дубликат непригоден для делопроизводства или налоговой.

При подтверждении дубликатов бумаг, состоящих из нескольких страниц, они должны быть прошиты. В подобных случаях может подтверждаться дубликат каждого листа отдельно. Но если все составляющие сшиты ниткой в единую книгу, каждый лист пронумерован, то участок прошивки может быть заклеен листом с подтверждающей подписью, печатью и указанием числа листов.

Подтверждение правильности дубликата, сделанное начальником, должно быть максимально достоверным. Ведь за ним могут стоять как производственные проблемы, так и личные ситуации сотрудников. Основной способ наиболее точного выполнения данной операции – соблюдение действующего законодательства. А если это затрудняет, то можно заказать стандартный штамп с исчерпывающим комплектом формулировок, включая подтверждающие копии.