Как вести приказы по личному составу

Журнал регистрации приказов по личному составу – один из основных кадровых документов, используемых на предприятии. Приказы по личному составу - это какие приказы? Вы узнаете об этом из нашего материала, а также в дополнение к ответу на вопрос «Приказы по личному составу - какие это приказы?» познакомитесь с видами данной категории документов, их нумерацией и порядком регистрации.

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

• Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
• Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
• Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
• Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
• Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
• Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

• регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
• формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
• решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
• оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
• укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
• иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

• наименование компании;
• номер приказа;
• дату;
• содержание;
• основание (при необходимости);
• подписи руководителя и работников.

Образец листа ознакомления с приказом по личному составу вы можете скачать в КонсультантПлюс. Если у вас есть доступ к системе, к образцу можно перейти по этой ссылке. Если доступа нет, получите пробный доступ бесплатно и переходите к образцу.

Законодательная база для учета документации

Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.

Форма ведения журнала регистрации приказов

Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

Обратите внимание! Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. – Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от № 526.

Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:

• количество прошитых листов;
• должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
• его подпись.

Нумерация, регистрация и хранение приказов по личному составу

Обычно нумерация приказов производится в соответствии с принятой в компании системой, закрепленной во внутрифирменном локальном акте (например, в положении о делопроизводстве).

При значительных объемах документов целесообразно осуществлять общую нумерацию с присвоением специфичного индекса в зависимости от срока хранения документа.

Например:

• индекс «к» или «л/с» — для приказов со сроком хранения 75 (50) лет;
• иной предусмотренный компанией индекс — для приказов сроком хранения 5 лет.

ВАЖНО! С марта 2022 года по закону от № 43-ФЗ для документов по личному составу действуют сокращенные сроки хранения — 50 лет, кроме тех, что созданы до 2003 года (для них срок остался прежним — 75 лет).

При регистрации приказов по личному составу необходимо помнить, что документы с разными сроками хранения не могут группироваться в одно дело. К примеру, приказы организационной группы (о приеме, увольнении и др.) можно сформировать в одно дело, а номера присвоить в хронологическом порядке с добавлением буквенного индекса «л/с». А группу регламентных приказов (об отпуске, командировке и др.), по которым предусматривается временное хранение, — группировать в отдельное дело с применением индекса «к».

Для регистрации приказов по личному составу понадобится соответствующий журнал.