Как составить отчет агента по агентскому договору

Статья раскроет основные моменты, связанные с отчетом агента принципалу. Что это за документ, как правильно его составить и заполнить – далее. Образец отчета агента по агентскому договору. Полный документооборот по выполнению работ и начислению агентского вознаграждения. Требование к форме акта.

Для чего нужен отчет агента?

Агент в процессе исполнения обязательств по договору с принципалом (заказчиком агентских услуг) должен представлять принципалу отчеты в соответствии с положениями договора. А если таких положений нет, то агент в любом случае должен отчитаться перед принципалом о проведенной работе по ее завершении (п. 1 ст. 1008 ГК РФ).

Если в договоре не прописано иного, то к своему отчету агент должен приложить документы, подтверждающие расходы, которые совершены им за счет заказчика (п. 2 ст. 1008 ГК РФ).

Принципал, изучив отчет агента, в течение месяца (либо в иной срок, определенный договором) вправе предоставить агенту возражения по проделанной работе (п. 3 ст. 1008 ГК РФ). Если о возражениях агенту не сообщено, то отчет считается принятым заказчиком. В течение недели после этого принципал должен оплатить агенту его услуги, если иной срок расчетов не предусмотрен договором или деловым обычаем (ст. 1006 ГК РФ).

Если вместо отчета агент предоставит заказчику только документы, подтверждающие расходы, а сам отчет не предоставит, то у принципала появится повод не оплачивать услуги агента (постановление ФАС Дальневосточного округа от № Ф03-3022/2009 по делу № А73-10353/2008).

Рассмотрим теперь, как может выглядеть структура отчета агента.

Как составить отчет агента

На сегодняшний день унифицированного образца отчета агента нет, так что предприятия и организации имеют право писать документ в произвольной форме или по внутреннему шаблону, утвержденному в учетной политике компании.

Следить нужно только за тем, чтобы документ соответствовал некоторым стандартам деловой документации и нормам делопроизводства, кроме того, в нем должны присутствовать определенные сведения. Например, в отчете обязательно должны быть указаны:

• дата и номер его составления;
• наименования предприятий-партнеров;
• номер и дата агентского договора, в рамках исполнения которого формируется данный документ;
• период, за который делается договор.

Далее в отчете должна быть основная часть, оформленная в виде таблицы. Сюда вносятся:

• порядковый номер;
• дата и содержание операции;
• стоимость операции;
• сумма расходов по проведению операции.

Таблица может быть дополнена какими-то другими столбцами (в зависимости от тех условий, которые прописаны в агентском договоре), к примеру, сведениях о подрядчиках, понесенных агентом расходах, о документах, сопровождающих ту или иную сделку и т.п.

Отчет агента по агентскому договору: оказания услуг, реализации товаров, по поиску клиентов

Отчет агента по агентскому договору — это способ контроля произведенных агентом действий по поручению принципала. О нем и поговорим сегодня.

Понятие и предназначение

Когда гражданское лицо или компания (исключения не составляют даже юридические лица) представляет свои интересы в деловой сделке, однако по различным причинам не может это делать лично, прибегают к помощи так называемых агентов. Он представляет лицо или компанию, осуществляя сделку и представляя интересы принципиала.

Немного терминологии. Принципиалом принято называть лицо, которое обращается к агенту и использует его посреднические услуги в своих интересах. Таким образом, создается форма отношений «принципиал — агент».

Агентские договора являются локальными документами, закрепляющие и оговаривающие все детали сделки.

В агентский договор входит также цена за услуги, различные тонкости, в том числе юридические. И агентский договор, и отчет агента (документ, который агент обязан предоставить после оказания услуг) являются необходимым, как с точки зрения самих отношений с принципиалом, так и с точки зрения законодательства.

Ниже мы подробно опишем, какие именно статьи гражданского кодекса регулируют процесс.

Разберем пример агентского договора, в случае, когда речь идет о продаже чего-либо, например автомобиля. Предположим, у человека в другом городе есть автомобиль, и он хочет его продать (или сдать в аренду на долгосрочный период).

Из-за ряда причин (работа, семья, состояние здоровья) хозяин авто не может ехать в другой город, а пригонять машину к нему смысла нет. Общаться с посредниками, автомастерскими и т.д. времени нет. На помощь приходят агенты, которые могут выполнить продажу или сдачу в аренду автомобиля от лица его собственника.

После проведения сделки, агент получает остаток суммы (задаток, как правило, выплачивается заранее).

Роль договора

Агентские договора являются, пожалуй, самыми распространенными видами документированной договоренности в хозяйственной деятельности различных предприятий и компаний.

Агентский договор заключается при строительной и юридической деятельности, аренде и продаже недвижимости.

Также услуги агентов используются при оказании информационной деятельности, в том числе переводы на иностранные языки.

Однако, при всей своей универсальности, агентские договора являются очень частой причиной многих споров (в том числе и судебных). Споры возникают не только между принципиалом и агентом, но и между налоговыми структурами и плательщиками налогов. Минимизация рисков — одна из основных задач принципиала прежде, чем начать сотрудничество.

За то, что агент выполнил свои обязательства, принципиал обязуется оплатить согласованную в договоре денежную сумму. Если в договоре не прописан срок оплаты, то принципиал обязан оплатить сумму в течение недели, после получения отчета. Однако этот порядок вещей может значительно нарушиться и измениться, если договор гласит о дополнительных нюансах расчета с агентом.

Нормативное закрепление

Основным нормативным документом, который регулирует не только требования к формам и обязательствам сторон при составлении агентского договора и его отчета, но и все возникшие недоразумения:

• Пункт 1, статьи 1005 Гражданского Кодекса Российской Федерации гласит, что согласно агентским договорам одна сторона обязана за финансовую плату совершать юридические (и не только) действия от имени принципиала. Статьей 1005 не исключаются также случаи, когда агент может действовать от своего собственного лица в интересах принципиала. Однако во всех случаях поручения должны выполняться за счет принципиала.
• Согласно статье 1008 Гражданского Кодекса Российской Федерации агент после выполнения услуг должен предоставлять заказчику точный отчет о проведенной работе. Если сроки оплаты не оговорены, то принципиал должен оплатить услуги в течение недели.

Форма

К сожалению, однозначно сформированного образца агентского отчета не существует также как и формы. Поэтому организации имеют полное право оформлять отчет в произвольных формах либо согласно внутренним образцам, которые утверждены в учетных требованиях самих предприятий.

Главное на что следует обращать основное внимание — это стандарты и нормы деловых документов. Независимо от того, что форма отчета отсутствует, нормы делопроизводства должны строго выдерживаться. Отчет должен содержать:

• дату и номер (иногда требуется также время составления);
• названия организаций, партнеров между которыми составлялся агентский договор;
• дата составления и номер именно того агентского договора, согласно которому формируют отчетный документ;
• срок, в течение которого составляется арендный договор.

После этого отчет должен содержать основные данные, которые принято оформлять в виде таблицы. Таблица содержит:

• порядковый номер;
• дату составления и саму суть операции;
• цена за агентские услуги;
• поточные финансовые траты.

Таблицы следует дополнять различными столбцами, которые содержат информацию о дополнительных тратах или сопутствующих сделках.

Инструкция по заполнению

• Допускается заполнение отчета, как в печатном формате, так и в рукописном виде.
• Агентский отчет может быть оформлен на обыкновенном листе А4 или на специальном бланке.
• Самым главным в отчете является подлинная подпись агента. Каждый экземпляр договора и отчета активизируется именно при скреплении его подписями.
• Печати на бланках отчетов вовсе не обязательны. Применять штампы целесообразно только лишь тогда когда это требование записано в локальных нормативно-правовых актах самой организации (которую представляет принципиал).

Следует помнить, что агентский отчет должен всегда быть представлен в двух экземплярах.

Бланк отчета агента по АД можно скачать здесь.

Образец отчета агента по АД реализации товаров 

Бланк отчета агента по АД оказания услуг при УСН можно скачать здесь.

Отчет агента по агентскому договору оказания услуг при УСН (образец)

Скачать бесплатно отчет агента по агентскому договору по поиску клиентов можно тут.

Образец отчета агента по агентскому договору по поиску клиентов

Период хранения

Заполненные и подписанные обеими сторонами агентские отчеты должны храниться в специальной папке с экземпляром самих агентских договоров. Законодательство Российской Федерации полностью регламентирует сроки хранения локальных документов. Согласно законодательству период хранения должен быть как минимум 3 года.

Про отчет комиссионера и агента расскажет видео ниже:

Отправка документа

Отправлять документ можно точно теми же способами, которыми отправляются и другие локальные документы. Самые популярные способы:

• отправка через почту России заказным письмом, при этом при получении должно создаваться уведомление;
• передача из рук в руки под подпись;
• при помощи курьеров.

Данные типы доставки совершенно различны, от них зависят не только сроки, но и гарантии получения отчета получателем.

Также можно применить довольно современный способ отправки отчета: при помощи электронных средств связи. Этот способ содержит цифровую подпись и является особо безопасным. При этом уведомление отправителю отправляется автоматически.

Источник: