Акт выполненных работ для самозанятого

Правила приема работ по ГК. Нужно ли составлять акт выполненных работ при работе с самозанятыми. Как ИП подтвердить свои расходы. Отвечаем на частые вопросы заказчиков о работе с самозанятыми: как платить, чтобы банк не заблокировал счет, какой договор подписать и что делать с чеками.

Как проверить самозанятого?

Перед тем, как работать с самозанятым, нужно убедиться, что он действительно самозанятый, а не просто так сказал. Если человек обманул насчет своего статуса, клиенту придется заплатить НДФЛ 13% и страховые взносы — всё, как по обычному гражданско-правовому договору с физлицом.

Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, лучше сначала проверить исполнителя. Можно попросить самозанятого прислать справку о регистрации из приложения «Мой налог»:

Узнать статус самозанятого — на сайте налоговой

Также можно всё сделать самому на сайте налоговой:

Чтобы узнать статус самозанятого, нужно указать ИНН и дату. Если только заключаете договор, указывайте сегодняшнюю

ИП, с которым работает компания, переходит на НПД. Нужно ли перезаключать договор?

Разъяснения по этому вопросу ФНС дала в Письме ФНС от № СД-4-3/2899@. Специалисты считают, что перезаключение договора не нужно, если это не влияет на соблюдение существенных условий договора. Если же условия меняются, то договор стоит перезаключить.

Есть еще ряд ситуаций, когда налоговики рекомендуют оформить дополнительное соглашение. Речь идет о случаях, когда исполнитель договора являлся плательщиком НДС и цена его услуг включала этот налог.

Так, например, согласно ч. 9 ст. 2 Федерального закона № 422-ФЗ ИП, применяющие НПД, не платят НДС, кроме НДС, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию РФ и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией. Поэтому, если по договору стоимость реализации товаров включала в себя НДС, то заключение допсоглашения позволит урегулировать цены. В этом документе важно прописать, что ИП начал применять НПД с определенной даты.

Правила составления акта

Законодательством не предусмотрена обязательная унифицированная форма для составления акта выполненных работ или услуг между самозанятым и предприятием, или самозанятым и физическим лицом. Поэтому документ придется составить самостоятельно, опираясь на требования закона и на особенность тех работ, которые выполняет самозанятый гражданин. Впрочем, мы подготовили для вас уже готовый образец бланка, который вы можете скачать, поправить в зависимости от ваших требований и впоследствии выдать Заказчику.

Форма и образец (как оформить)

Как мы указали ранее, документ может оформлен в свободной форме, но важно в бланке выписать все необходимые реквизиты. Это уже требование закона.

Например, нужно указать

• данные Заказчика и Исполнителя (ФИО). Считаем, что полные данные (реквизиты контрагентов (реквизиты предприятия, или паспортные данные физического лица)) нужно указывать только в самом договоре,
• порядковый номер документа,
• дату его составления,
• ссылку на заключенный договор (номер и дату),
• после принятия работы стороны должны подписать бумагу, с расшифровкой своей подписи.

Впрочем, посмотрите наш образец и сделайте также.

С юридическим лицом

С физическим лицом

Содержательная часть документа может отвечать только требованиям Заказчика и Исполнителя, и по нашим предположениям, должна содержать перечень выполненных работ с указанием их количества и стоимости.

Понятно, что акт после подписи должны получить обе стороны сделки, поэтому он составляется в 2-экземплярах.

Вычитаем расходы на услуги самозанятого из налоговой базы

Компания может уменьшить налог к уплате на сумму расходов на услуги самозанятого только в одном случае — если у нее будет чек от самозанятого. При взаимодействии юрлица / ИП и самозанятого чек, по сути, играет роль акта выполненных работ. Поэтому компания может принять его к учету.

Для самого самозанятого формирование чека не составляет большого труда — все происходит автоматически в приложении «Мой налог».

Тем не менее на тему чека возникает немало частных вопросов. На большинство из них налоговики уже успели ответить.

Можно ли компании принять к учету затраты не на основании чеков от самозанятых, а по актам в конце месяца?

Ссылаясь на ч. 8 — 10 ст. 15 Федерального закона от № 422-ФЗ, ФНС однозначно отвечает, что наличие чеков обязательно — без них нельзя учесть суммы, уплаченные налогоплательщику, при определении налоговой базы. При этом не исключается оформление акта, в котором обозначены период или дата оказания услуги, что тоже влияет на отражение расходов в налоговом учете. Тем не менее акт сам по себе является лишь дополнением к чеку.

Требуется ли распечатка чеков?

Распечатывать не обязательно, так же как и хранить чек можно в любой удобной форме — бумажной или электронной.

Электронный чек обладает той же силой, что и бумажный. Он содержит аналогичную информацию, в частности, уникальный идентификационный номер, который присваивает ФНС. По этому номеру чек можно проверить (ч. 4 — 6 ст. 14 Федерального закона от № 422-ФЗ).

Каков срок передачи чека от самозанятого и чем грозит его непередача?

Согласно ч. 3 ст. 14 Федерального закона от № 422-ФЗ, передача чека происходит в момент расчета, если этот расчет производится наличными или с использованием электронных средств платежа.

Подписывайте документы с физлицами и самозанятыми удаленно. Для старта нужен только браузер и удаленная идентификация личности.

Заказать

Если в процессе взаимодействия между самозанятым и юрлицом участвует посредник, то тогда формированием чека занимается именно он. При этом у посредника должна быть обязанность применять контрольно-кассовую технику.

Поскольку в ч. 1 ст. 14 Федерального закона от № 422-ФЗ прописана обязанность самозанятого передавать заказчику чек, то игнорирование этой обязанности может привести к тому, что заказчик уведомит о нарушении ФНС. Нужно помнить, что только наличие чека позволяет компании вычесть расходы на услуги самозанятого из налоговой базы. Поэтому она очень заинтересована в том, чтобы передача чеков осуществлялась бесперебойно.

Что делать, если самозанятому пришлось вернуть деньги и аннулировать чек?

ФНС обращает внимание, что в таком случае компании тоже придется аннулировать чек. Ей также нужно будет внести изменения в суммы расходов, учитываемых при расчете налоговой базы. Порядок корректировки зависит от режима налогообложения, который применяет компания.

В чем выгода сотрудничества с самозанятыми?

Когда компания работает с физлицом, например, в рамках договора ГПХ или по трудовому договору, то она платит за него НДФЛ в размере 13 % плюс начисляет на его вознаграждение страховые взносы. При сотрудничестве с официально зарегистрированным самозанятым платить за него налог компании не нужно — эта обязанность ложится на самого самозанятого. Налог будет составлять 6 % от каждой сделки с юрлицом.

Некоторые компании, почувствовав эту выгоду, стали задумываться о «переводе» своих работников в статус самозанятых. Но Минфин в одном из своих писем (Письмо Минфина РФ от N 03-11-11/5884) пояснил, что такое переоформление невозможно. Федеральный закон от № 422-ФЗ не запрещает применение спецрежима для самозанятых для физлиц, которые заключили трудовой договор с юрлицом. Однако есть одно условие: это юрлицо не должно быть заказчиком услуг или работ по договору ГПХ для указанных физлиц и не должно являться их работодателем менее двух лет назад. То есть юрлицо может работать с самозанятым, который является его бывшим сотрудником, но при условии, что с момента увольнения последнего прошло не менее двух лет.