Где взять копию трудовой книжки если она электронная

Как восстановить трудовую книжку- если она утеряна? Вопрос, который волнует каждого, кто столкнулся с утратой этого документа на работе или по собственной невнимательности. Ниже мы расскажем, как можно восстановить трудовую книжку и к кому обратиться за информацией о стаже. Такого понятия, как копия электронной трудовой книжки (ТК), в законодательстве нет. Его используют лишь на бытовом уровне по аналогии с копией обычной

Как оформить дубликат трудовой книжки - образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Готовый образец заполнения с дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:

Как сделать дубликат трудовой книжки

Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2022 году они обновлены).

Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2022 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).

Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующим федеральным законом:

Федеральным законом от 16 декабря 2022 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым вносятся изменения:

- в Трудовой кодекс Российской Федерации и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;

- Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводится обязанность работодателей с 1 января 2022 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников.

Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

Проект формы СТД-ПФР для предоставления сведении о трудовой деятельности работника

Проект формы СТД-Р для сведений о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Порядок заполнения формы СТД-Р

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности работников»

Формат сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»

Третий законопроект № 748758-7 вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений, который внесен в Государственную Думу и принят 3 декабря 2022 г. в первом чтении.

Что нужно знать об электронных трудовых работникам

Подробно о сути изменений до 31 октября 2022 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
3. Те, кто впервые устроится на работу с 2022 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2022 году бумажную трудовую еще могут оформить.
4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Как завести электронную трудовую книжку?

Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

Где взять копию электронной трудовой книжки

Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н от ). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.

Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:

• обратиться напрямую в отделение Пенсионного фонда;
• отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
• запросить выписку через операторов многофункционального центра.

Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).

Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н от ). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата. Если сотрудник желает отказаться от бумажной трудовой книжки, ему следует до подать соответствующее заявление работодателю (п.2. ст.2 закона № 439-ФЗ от ).

Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.

Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.

По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.

Какие сведения хранятся в ЭТК

В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:

• данные о работнике;
• даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
• место работы;
• название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• дата, номер и вид документа;
• причины прекращения трудовой деятельности.

Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2022 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2022 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2022 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:

• Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ.
• Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р.

Если работник не перешёл на электронную ТК и сохранил бумажную, он может изменить своё решение в любой момент у текущего или следующего работодателя. Тем, кто впервые оформляет трудоустройство, с 1 января 2022 года делают только электронную трудовую книжку.

Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю

Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).

Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.

См. также нашу статью «Заполнение трудовой книжки при увольнении».

Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.

Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).