Гаражный номер автомобиля что это

В каких случаях используется путевой лист, фиксируемые данные. Компании, обязанные заполнять путевые листы и подавать их в органы Минфина. Форма заявления. Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля. Можно ли заполнять многодневные путевые листы? Как рассчитать путевой лист?

Упрощенная форма путевого листа

Многие бухгалтеры полагают, что путевые листы можно составлять по не унифицированной форме и сразу за месяц. Такое популярное мнение ведет свое происхождение из писем Минфина России. Однако «самодельный» путевой лист создает ряд очевидных проблем.

Первые разъяснения о возможности неприменения унифицированной формы путевого листа содержит письмо Минфина России от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214.

А затем эта позиция поддерживалась и развивалась в других письмах финансового ведомства — от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 и от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.

Однако не все бухгалтеры обратили внимание, что эти разъяснения чиновников касаются исключительно путевого листа легкового автомобиля.

С непростительным невниманием к руководящему мнению отнеслись и налоговые органы. УФНС России по городу Москве в письмах от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253 и от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@ допускает самостоятельно разработанные формы путевых листов уже для всех автомобилей. То есть трактует мнение Минфина более широко, выходя за рамки своих полномочий (письмо Минфина России от 6 мая 2005 г. № 03-02-07/1-116).

Суть рекомендаций официальных органов сводится к тому, что применять унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее — постановление № 78), в целях налогового учета необязательно.

Пункт 15 инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998 гласит:

«Все организации, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается».

«Самодельные» путевые листы можно оформлять ежемесячно. Правда, такая «самодеятельность» разрешена только организациям, не являющимся автотранспортными.

Но Устав автомобильного транспорта РСФСР (утв. постановлением Совета Министров РСФСР от 8 января 1969 г. № 12) приравнивает к автотранспортным и неспециализированные предприятия, имеющие автомобили. Кроме того, на унифицированных бланках указано, что путевые листы всех автотранспортных средств являются типовыми межотраслевыми формами.

Вторая проблема в том, что путевой лист является документом, предусмотренным Правилами дорожного движения Российской Федерации (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 23 октября 1993 г. № 1090, далее — ПДД).

Источник:

Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя

Форма ПЛ-1

Путевой лист легкового автомобиля ИП по форме ПЛ-1 – первичный документ, применяющийся при необходимости произвести учет работы легкового автомобиля индивидуального предпринимателя, а так же является основанием для начисления заработной платы водителю транспортного средства.

Министерством транспорта Российской Федерации (приказ от 30 июня 2000 г. N 68) была принята унифицированная форма данного путевого листа – ПЛ-1.

Следует иметь в виду, что путевой лист этой формы заполняется только при наличии у индивидуального предпринимателя соответствующего свидетельства, дающего право на осуществление торгово-закупочной деятельности, а так же работ непосредственно связанных с грузоперевозками.

В данном случае существует необходимость составления путевого листа на соответствующий период времени, превышающий рабочую смену.

Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя формы ПЛ-1 заполняется диспетчером или иным уполномоченным должностным лицом. Выдача документа осуществляется только в случае сдачи путевого листа за предыдущий рабочий день (смену).

Источник:

Возможные претензии проверяющих служб

Неправильное заполнение путевок становится поводом для претензий и штрафных санкций со стороны ИФНС. Вот какие ошибки чаще всего допускают неопытные бухгалтеры, если они не знают, как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля:

• Образец заполнения рассчитан на месяц или неделю. Некоторые бухгалтеры полагают, что допустимо составлять путевой лист на больший период в собственных бланках, но это не так. Путаница возникает по причине того что Минфин не обязывает использовать унифицированные образцы те компании, деятельность которых не имеет отношения к автотранспорту. В итоге путевки, выписанные на срок более одного дня или одной трудовой смены, становятся поводом для разбирательств. Стоит отметить, что во многих случаях суды все же поддерживают налогоплательщика, признавая претензию налоговиков необоснованной.
• Расходятся данные, указанные на конец предыдущей смены в одной путевке, и на начало следующей смены в другой.
• Сведения, содержащиеся в строке расхода топлива, не совпадают с данными чеков и накладных.
• Если в служебных целях использовался личный транспорт, путевой лист не заполнялся. В ряде подобных случаев суд чаще остается на стороне налогоплательщика. Однако, при существенной сумме расходов, путевку безопаснее оформлять.

В случае возникновения спорных ситуаций с налоговыми службами, без данных о маршруте будет трудно что-либо доказать в суде.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

В строках «Особые отметки» на лицевой стороне записываются сведения, не предусмотренные формой путевого листа (отметки органов Госавтоинспекции, заказчиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных служб и т.п.).

15. При возвращении автомобиля в гараж заполнение путевого листа производится в следующей последовательности:

15.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 6 механик КПП или ОТК записывает или проставляет штамп — часами фактическое время возвращения автомобиля в гараж (число, месяц, часы, минуты) и заполняет графу 5 «Показания спидометра».

15.3. В разделе «Движение горючего» заправщик, техник по ГСМ или уполномоченное на то лицо при сдаче водителем талонов на ГСМ заполняет графу 12 «Сдано» и расписывается под ней.

15.4. В строке «Сдал» водитель подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику КПП или ОТК в технически исправном (неисправном) состоянии. Механик КПП или ОТК в строке «Принял» подписью удостоверяет правильность заполнения граф 5 и 6 строки «Возвращение в гараж» раздела «Работа водителя и автомобиля» и прием автомобиля от водителя в технически исправном (неисправном) состоянии.

16. После сдачи водителем путевого листа диспетчер или другое уполномоченное на то лицо заполняет его в следующей последовательности:

16.1. В разделе «Работа водителя и автомобиля» в графе 4 «Нулевой пробег» по таблице расстояний записывает расстояние от гаража до первого пункта погрузки и от последнего места разгрузки до гаража.

16.2. В разделе «Движение горючего» в графе 13 «Коэффициент изменения нормы» записывает один общий на весь день работы автомобиля коэффициент изменения нормы расхода горючего, связанного с работой автомобиля по повышенной норме расхода горючего, в графе 14 «Время работы спецоборудования» и графе 15 «Время работы двигателя» на основании соответствующих записей в приложенных к путевому листу ТТН записывает соответственно время работы спецоборудования и дополнительное время работы двигателя в особых условиях эксплуатации (работа двигателя, вращающего погрузочно — разгрузочные механизмы и т.п.). Эти реквизиты необходимы для определения дополнительной нормы расхода горючего. Правильность заполнения данных реквизитов диспетчер заверяет подписью под соответствующими графами.

16.3. В разделе «Последовательность выполнения задания» диспетчер в графе 24 записывает общее количество ездок, а в строке «ТТН в количестве» — общее количество сданных товарно — транспортных накладных. За общее количество сданных и принятых товарно — транспортных накладных водитель расписывается в строке «Сдал водитель», а диспетчер — в строке «Принял диспетчер».

Статья: Аренда автомобиля с экипажем Уделите внимание документам

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).*

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).*

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель. Ведь по трудовому соглашению водитель работает именно у него.*

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. Путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.*

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.*

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

В такой ситуации можно рекомендовать сельхозпредприятию изначально предусмотреть договором условие о том, что арендодатель будет оформлять для него дубликаты путевых листов.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.

Источник:

Поля оборотной стороны:

• Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
• Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
• Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
• Место отправления – Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
• Место назначения – Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
• Время выезда — Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
• Время возвращения — Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
• Пройдено — Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
• Подпись лица пользовавшегося автомобилем — В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.

Источник:

Инструкция по оформлению путевого листа

Пожалуй, самый значимый вид затрат на содержание служебного транспорта – это расходы на горюче-смазочные материалы. Тем более что без них обойтись никак не получится, если организация использует в своей деятельности автомобиль.

Расходы на ГСМ – объект пристального внимания со стороны налоговых органов, один из участков повышенной «опасности». Уж слишком много должно соблюдаться правил учета и тонкостей в документации.

Для учета затрат на ГСМ организациям и ИП, независимо от выбранной системы налогообложения, нужен путевой лист.

Форма путевого листа

Унифицированная форма путевого листа введена постановлением Госкомстата №78 от г. Однако обязанность пользоваться именно этим бланком возложена только на автотранспортные предприятия.

Для всех остальных Министерством транспорта РФ приказом №152 от г. утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения.

Т.е. использоваться могут неунифицированные формы, но только если они содержат все нужные реквизиты. Если при проверке обнаружится, что утвержденных реквизитов в полном объеме в путевом листе нет, то расходы на ГСМ по таким документам не будут признаны.

Напомним, что самостоятельно разработанную форму путевого листа нужно утвердить в учетной политике.

Обязательные реквизиты

•  наименование и номер: например, путевой лист грузового автомобиля, номер по вашей системе нумерации, штамп организации;
• сведения о сроке действия путевого листа: указывается дата или период (дата начала и окончания), продолжительность может быть от одного дня до месяца;
• сведения о собственнике: организационно-правовая форма, название для организации, ФИО индивидуального предпринимателя, местонахождение, номер телефона;
• сведения о транспортном средстве:
•  тип транспорта: грузовой, легковой, модель самого транспортного средства и модель прицепа, если таковой имеется;
•  государственный регистрационный знак;
•  показания счетчика километража при отправке машины и при ее возвращении;
• дата и время в часах и минутах отправки и возвращения на место постоянной стоянки.

При отсутствии должности штатного механика исправность автомобиля может подтвердить водитель. Также при отсутствии диспетчера водитель также проставляет время прибытия и убытия, километраж.

•  сведения о водителе:  ФИО водителя, отметка медработника о предрейсовом и послерейсовом осмотре.

В путевом листе должны быть указаны данные о количестве горючего на момент отправки машины и возвращения ее в гараж. Делаются отметки о выданном количестве бензина или указывается номер чека, полученного на заправке. Определяется расход бензина фактический и по норме.

Путевой лист заполняется отдельно на каждое транспортное средство. Также путевые листы можно заполнять на каждого водителя отдельно.

Обычно при разработке формы путевого листа за основу берется унифицированная форма, в которую вносятся нужные поправки.

Маршрут

Такой реквизит как маршрут следования автомобиля не включен в перечень обязательных реквизитов. Однако расходы на ГСМ налоговики могут оспорить, если конкретный маршрут не указан. Поэтому нужно записывать пункт назначения, время выезда, приезда, километраж.

Маршрут указывают на обратной стороне путевого листа, причем делать это нужно максимально конкретно. Например, место отправления – ул. Советская д.50, офис, место назначения – ул. Ленина д.110, ООО «Самоцветы». Каждый раз расписывать такой маршрут довольно трудоемко.

Если работа водителя оплачивается по сдельной системе, то здесь же бухгалтер может провести расчет заработной платы водителя.

Пример заполнения путевого листа

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля приведен на рисунке.

Претензии со стороны ИФНС

Путевой лист — документ, который подтверждает расходы на ГСМ, поэтому налоговые инспекторы уделяют ему немало внимания. Претензии (в том числе необоснованные) со стороны налоговых органов могут возникнуть в следующих случаях:

•  путевой лист составлен более, чем на один день. Однако суды поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Московского от № КА-А40/2962-11),
• путевой лист не оформлен при использовании сотрудником личного автомобиля в служебных целях. Суды придерживаются противоположной точки зрения (постановления ФАС Московского от № КА-А40/4219-09). Однако, если сумма компенсации за использование личного транспорта велика, безопаснее все же выписывать путевые листы,
• путевой лист противоречит прочим документам. Например, не совпадаю сведения в транспортных накладных, чеках на ГСМ.
• данные спидометра в путевом листе на конец одного дня и на начало другого дня не совпадают (это относится только к служебному транспорту).

Скачать и распечатать бланк

Здесь можно скачать и распечатать бланк путевого листа легкового автомобиля

Скачать бланк путевого листа

Источник: