Авансовый отчет утерян чек

 

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек и представило авансовый отчет без него. Принимать ли бухгалтеру такой документ? Какие последствия ждут компанию в случае положительного решения? Ответы на эти и другие вопросы обсудим в данной статье. Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы. Требования к документам, подтверждающим расходы: кассовый чек; товарный чек; чек, полученный в электронной форме; бланки строгой отчетности. Какими документами нельзя подтвердить расходы. Электронный посадочный талон.

Какими документами можно оправдать оплату

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от № 20-12/29007).

Посмотрите, что изменилось в расчетах с подотчетниками с .

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Подробнее о порядке заполнения первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Пример 1

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2022 году».

Можно ли принять расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.

Для чего нужны авансовые отчеты?

У компаний на УСН и ОСНО есть расходы, которые уменьшают сумму налога. Но эти расходы не всегда удобно оплачивать с расчетного счета. Например, какие-то строительные материалы для срочного ремонта. Или бензин, который внезапно понадобился на трассе.

В этих ситуациях проще отправить сотрудникам деньги на карту, чтобы они оплатили сами, либо выдать наличными и оформить расходный кассовый ордер. В бухгалтерии эта операция называется «выдача под отчет». Подотчетные деньги учитываются на 71-м бухгалтерском счете.

Просто вернуть чеки за покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о расходах, которые указывают в корреспонденции с 71 счета. После этого их можно учесть при уменьшении суммы налога.

Кстати, про чеки. По закону их нужно хранить 3 года, но они выцветают за пару месяцев. Поэтому копируйте и прикрепляйте к отчету. Если будет проверка, то покажете чеки проверяющим.

Основные ошибки при трате подотчетных средств

Если сотрудники потратили подотчетные средства и не отчитались, то у собственников появятся вопросы. Потому что в балансе будут видны долги подотчетных лиц. В этом случае сотрудника просят отчитаться и он приносит чеки.

Но бывает другая ситуация, когда не рядовые сотрудники, а директор (часто он же собственник) берет деньги компании на свои нужды: на бензин или просто на жизнь. В результате на 71 счете возникают задолженности. И потом у ФНС могут появиться сомнения насчет назначения выданных денег. Налоговики могут решить, что это незадекларированные доходы. Собственника заставят заплатить 13% НДФЛ, компании начисляют дополнительные 30% на страховые взносы, пени и штраф за неуплату НДФЛ.

Есть ситуация, когда директор или собственник тратит деньги на свои нужды, но потом отчитывается. Такие расходы нельзя отнести к затратам бизнеса и на эти суммы не уменьшают налог. Но так тоже делать не совсем правильно. Для налоговой это может быть и нормально, но если собственники решат продать бизнес, то покупатели обязательно проверят бухгалтерию и появятся вопросы к необоснованным тратам.

Дополнительно предприниматели должны внимательнее относиться к корпоративным картам. Иногда банки вводят в заблуждение, что для оплат такими картами не нужны авансовые отчеты. Это неправда. Оформлять авансовые отчеты на покупки все равно надо.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Есть всего три дня, чтобы отчитаться! Сделать это помогут образцы и инструкции КонсультантПлюс. Получите бесплатно доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться.
Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Какими документами нельзя подтвердить расходы

Представители Минфина и ФНС неоднократно указывали бухгалтерам на то, какие чеки нельзя принимать к авансовому отчету:

  • документ выцвел, реквизиты нечитаемы;
  • ФКЧ не содержит обязательных реквизитов;
  • содержание операции по платежке не соответствуют подотчету, например оплата гостиничного номера не совпадает с датами командировки;
  • документ поврежден, часть обязательных реквизитов утрачена.
ВАЖНО! Если подтверждающие документы для авансового отчета оформлены с нарушениями законодательства РФ, то расходы по ним не учитываются для целей налогообложения, так как не имеют надлежащего документального подтверждения (письма Минфина №03-03-06/2/94579 от , №03-03-06/1/3300 от , №03-03-06/3/4915, №03-03-06/1/4913 от ).

Почему нельзя делать фальшивые авансовые отчеты?

Подотчетные деньги провоцируют обманывать государство или собственников. Например, водитель фуры покупает на трассе дизельное топливо за 43 рубля за литр, а чеки предоставляет, где цена — 46 рублей. Разницу себе в карман. Или так может делать ИП, но обманывать уже государство.

Несмотря на онлайн-кассы и ОФД, все еще есть компании, которые продают чеки. К сожалению, у них есть техническая возможность делать подделки. Правда, это не освобождает предпринимателя от проблем.

Не так давно в Татарстане налоговики устроили выездную проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных компаний или от фирм с несуществующим ИНН. Руководители компании повели себя странно и дали новые чеки, где все данные были такими же. Не знаем, как было на самом деле, но похоже на то, что пошли и купили чеки подороже (от компаний, которые существуют).

В итоге ФНС эти чеки не приняли и признали все это доходом руководителя и доначислили НДФЛ на 700 тысяч рублей. Компания пошла в суд, но он был на стороне ФНС. Налоговая , внимательно проверяет чеки, а при повторной проверке еще сильнее. Поэтому лучше такие вещи не делать.

Если хотите избежать обмана со стороны сотрудников, то у ФНС есть приложение «Проверка чеков ФНС России». Можете использовать его, чтобы не попасть на штраф или доначисление налогов. Плюс некоторые предприниматели просят фотоотчеты о затратах. То есть показывать заправки, гостиницы или кафе.

Утром деньги – вечером стулья

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.

Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/podotchetnoe_lico_poteryalo_kassovyj_chek_chto_delat/
  • https://nebopro.ru/blog/poddelnye-cheki/
  • https://ppt.ru/art/avansoviy-otchet/kakie-cheki-prilozhit
  • https://assistentus.ru/govorit-buhgalter/avansy-poyut-romansy-kak-bez-oshibok-zapolnyat-avansovyj-otchet/
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий